Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Willkommen bei Meisterheld, einem Produkt der NEXVIA LTD (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „unser“). Wir bieten spezialisierte Softwarelösungen, digitale Infrastruktur und KI-gestützte Assistenzsysteme (wie z. B. KI-Telefonie-Chatbots und automatisierte Kommunikationslösungen) an.

Neben der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“), der ePrivacy-Richtlinie und dem TDDDG beachten wir bei der Leistungserbringung für den öffentlichen Sektor die anwendbaren nationalen und landesrechtlichen Datenschutzvorschriften (wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die jeweiligen Landesdatenschutzgesetze der deutschen Bundesländer, das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) sowie das schweizerische Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG/nDSG)).

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchem Zweck, wie wir sie schützen, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Ihnen zustehen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

NEXVIA LTD
Neofytou Nikolaidi & Theod. Kolokotroni
ONISIFOROU CENTER, 2nd floor
Agios Theodoros, 8011, Paphos, Cyprus

Registernummer: HE 489322
E-Mail: info@nexvia-digital.de

Die NEXVIA LTD ist gemäß Art. 37 DSGVO nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Für alle datenschutzrelevanten Anfragen wenden Sie sich bitte an Diamond Keleta, Co-Gründer, unter info@nexvia-digital.de.

3. Hosting & Infrastruktur

3.1 Website-Hosting — Netlify

Unsere Website wird bei Netlify, Inc. (44 Montgomery Street, Suite 300, San Francisco, CA 94104, USA) gehostet. Netlify betreibt eine globale Content-Delivery-Infrastruktur; dabei können personenbezogene Daten auch außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den USA, verarbeitet werden.

Auf dieser Website erhobene personenbezogene Daten werden über diese Infrastruktur ausgeliefert bzw. verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Wir haben mit Netlify einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Drittlandübermittlung: Netlify ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Frameworks (DPF) sowie dessen UK-Erweiterung zertifiziert; ergänzend kommen die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) zur Anwendung.

Datenschutzerklärung Netlify: https://www.netlify.com/privacy/

3.2 Domain-Registrierung — GoDaddy

Unsere Domain ist bei GoDaddy Inc. (100 S. Mill Ave., Suite 1600, Tempe, AZ 85281, USA) registriert. GoDaddy ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmenwerk (DPF) zertifiziert.

Datenschutzerklärung GoDaddy: https://www.godaddy.com/legal/agreements/privacy-policy

3.3 Cookie-Consent-Management — Cookiebot

Wir verwenden Cookiebot, eine Consent-Management-Plattform von Usercentrics A/S (Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark), um die Cookie-Einwilligung auf unserer Website zu verwalten. Cookiebot scannt unsere Website auf Cookies, zeigt Besuchern ein Einwilligungs-Banner an und speichert Einwilligungsnachweise.

Bei der Interaktion mit unserem Cookie-Banner erhebt Cookiebot: Ihren Einwilligungsstatus, Datum und Uhrzeit der Einwilligung, Ihre anonymisierte IP-Adresse, Browsertyp sowie die URL, auf der die Einwilligung erteilt wurde. Diese Daten dienen ausschließlich dem Nachweis und der Dokumentation der Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung zur Dokumentation von Einwilligungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an nachweisbaren Einwilligungsnachweisen).

Datenübermittlung: Einwilligungsdaten werden auf Servern von Usercentrics innerhalb der EU gespeichert. Wir haben mit Usercentrics A/S einen AVV geschlossen.

Datenschutzerklärung Cookiebot: https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/

4. Erhobene Daten und Verarbeitungszwecke

4.1 Kontaktformular (Pilot-Anfrage)

Wenn Sie unser Formular „Pilot anfragen“ absenden, erheben wir folgende personenbezogene Daten:

• Firma
• Name
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Wir erheben ausschließlich personenbezogene Daten, die für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke unbedingt erforderlich sind, entsprechend dem Grundsatz der Datensparsamkeit gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Alle vier Felder sind Pflichtfelder und zur Bearbeitung Ihrer Pilot-Anfrage erforderlich. Ein Freitextfeld für Nachrichten wird nicht angeboten; entsprechend erheben wir über dieses Formular keinen Nachrichteninhalt.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Aufbau bzw. Pflege einer Geschäftsbeziehung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Geschäftsanfragen).

Speicherdauer: Bis zu 24 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtlich 6–10 Jahre) eine längere Aufbewahrung erfordern.

4.2 Verarbeitung der Formulardaten — Google Workspace (Sheets, Apps Script, Gmail)

Wenn Sie unser Pilot-Formular absenden, werden Ihre Angaben (Firma, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) über ein Google Apps Script automatisiert verarbeitet: Sie werden in einer internen Google-Tabelle (Google Sheets) gespeichert und lösen zusätzlich eine automatische Benachrichtigungs-E-Mail an unser Geschäftspostfach info@nexvia-digital.de aus, das über Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; sowie Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) betrieben wird.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Pilot-Anfrage und interne Nachverfolgung eingehender Anfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer strukturierten Bearbeitung eingehender Geschäftsanfragen).

Drittlandübermittlung: Durch EU-US-DPF und Standardvertragsklauseln abgesichert. AVV mit Google geschlossen.

Speicherdauer: Entsprechend unserer allgemeinen Aufbewahrungsrichtlinie sowie gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre für Geschäftskorrespondenz nach Handelsrecht).

Google Workspace Datenschutzhinweis: https://workspace.google.com/terms/privacy.html

4.3 Kontaktdaten von Kunden

Im Rahmen der Erbringung unserer Beratungsleistungen für Händlerkunden verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ansprechpartnern und Vertretern der Kundenorganisationen. Dies kann folgende Daten umfassen: vollständiger Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsbezeichnung sowie personenbezogene Daten, die im Verlauf der Zusammenarbeit ausgetauscht werden (z. B. in E-Mails, Verträgen, Onboarding-Gesprächen oder Projektunterlagen).

Zweck: Erbringung der vereinbarten Beratungsleistungen, Verwaltung der Kundenbeziehung sowie Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Verpflichtungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. Rechnungslegung, Steuerunterlagen); sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Pflege laufender Kundenbeziehungen.

Speicherdauer: Kundenkontaktdaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und bis zu 10 Jahre danach gespeichert, entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Nach Ablauf aller anwendbaren Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.

4.4 Website-Analyse — Google Analytics 4

Wir setzen Google Analytics 4 von Google Ireland Limited und Google LLC ein. Google Analytics verwendet Cookies, um die Nutzung unserer Website auszuwerten, einschließlich anonymisierter IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufener Seiten, Verweildauer und allgemeinem Standort.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG – Ihre ausdrückliche Einwilligung über unser Cookiebot-Banner. Analyse-Cookies werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt.

Drittlandübermittlung: Durch EU-US-DPF und Standardvertragsklauseln abgesichert. AVV mit Google geschlossen.

Speicherdauer: 14 Monate.

Widerruf: Einwilligung jederzeit über Cookie-Einstellungen (Footer-Link) widerrufbar oder über das Google Analytics Opt-out-Add-on: tools.google.com/dlpage/gaoptout

Datenschutzerklärung Google: https://policies.google.com/privacy

4.5 Server-Logfiles

Beim Seitenaufruf übermittelt Ihr Browser technische Daten (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seiten), die vorübergehend in Server-Logfiles gespeichert werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an Sicherheit und Betrieb der Website.

Speicherdauer: Maximal 7 Tage.

4.6 Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir setzen keine automatisierten Entscheidungsprozesse oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Es werden keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich bedeutsamer Wirkung auf Basis einer ausschließlich automatisierten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten getroffen.

4.7 Live-Demo / Testanruf mit dem KI-Telefonassistenten (fonio)

Auf unserer Website bieten wir eine Funktion an, mit der Sie unseren KI-Telefonassistenten selbst testen können, indem Sie die angegebene Demo-Rufnummer anrufen. Das Testgespräch wird zu Zwecken der Qualitätssicherung und -verbesserung aufgezeichnet und ausgewertet. Bei der Nutzung dieses Services kann es zu Datenübertragungen in Drittländer kommen.

Wir bieten diesen Service mithilfe der Plattform fonio.ai der fonio GmbH aus Österreich an. Die zugrunde liegende KI-Telefonie-Technologie von Meisterheld wird von fonio.ai bereitgestellt; NEXVIA arbeitet hierfür als Premium Partner mit fonio.ai zusammen.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Kontaktdaten (soweit im Gesprächsverlauf angegeben, z. B. Name, Rufnummer, Firma)
• Audio-/Sprachdaten des Testgesprächs
• Telefonie-Metadaten (z. B. Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer des Anrufs)
• Daten im Zusammenhang mit der Servicequalität
• Informationen, die Sie im Gespräch per Sprache an den KI-Assistenten übermitteln

Rechtsgrundlage

• Beiderseitiges berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Bereitstellung bzw. am Testen des angebotenen Services
• Data Privacy Framework
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), soweit eine Übermittlung in die USA stattfindet

Involvierte Auftragsverarbeiter

Für die Erbringung des KI-Telefonassistenten setzt fonio GmbH als unser Auftragsverarbeiter ihrerseits folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

• fonio GmbH, Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich
• LiveKit Inc., 4285 Payne Avenue, Suite 9154, San Jose, CA 95157, USA
• Twilio Ireland Limited, 25-28 North Wall Quay, D01 H104 Dublin, Irland
• Theai, Inc. dba Inworld AI, 1975 W El Camino Real #300, Mountain View, CA 94040, USA — für die Sprachausgabe (Text-to-Speech), nach Angaben von fonio mit EU-Datenresidenz und ohne dauerhafte Speicherung der übermittelten Daten
• Deepgram, Inc., 548 Market St, Suite 25104, San Francisco, CA 94104-5401, USA
• OpenAI, L.L.C., 3180 18th St, San Francisco, CA 94110, USA
• New Relic, Inc., 188 Spear Street, Suite 1000, San Francisco, CA 94105, USA
• PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, D18 P521 Dublin, Irland
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA stattfindet, wird diese auf das EU-US-Datenschutzrahmenwerk (DPF) und/oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gestützt.

Weitere Informationen

• Wir bitten Sie, im Zuge der Nutzung des Testanrufs keine besonders sensiblen Kategorien personenbezogener Daten zu übermitteln. Darunter fallen unter anderem: ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
• Die Erfassung dieser Daten können Sie vermeiden, indem Sie den Testanruf nicht nutzen.
• Weitere Informationen zum Datenschutz bei fonio.ai finden Sie in der Datenschutzerklärung von fonio: https://www.fonio.ai/de/datenschutzerklarung

4.8 Webfonts — Google Fonts

Auf der Meisterheld-Website werden Schriftarten über Google Fonts eingebunden. Beim Aufruf der Website kann Ihr Browser hierfür eine Verbindung zu Servern von Google herstellen. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse sowie technische Informationen zu Browser und Endgerät verarbeitet werden.

Anbieter sind Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, sowie Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Rechtsgrundlage und die konkrete technische Ausgestaltung sind vor dem Livegang mit der eingesetzten Consent- und Hosting-Konfiguration abzugleichen. Alternativ können die Schriftarten lokal eingebunden werden, sodass beim Seitenaufruf keine Verbindung zu Google Fonts erforderlich ist.

Datenschutzerklärung Google: https://policies.google.com/privacy

5. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies, die über Cookiebot verwaltet werden. Wir unterscheiden folgende Kategorien:

Technisch notwendige Cookies

Für den Betrieb der Website und die Speicherung Ihrer Cookie-Einwilligungspräferenzen erforderlich. Nicht deaktivierbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / § 25 Abs. 2 TDDDG.

Analyse- / Performance-Cookies

Google Analytics-Cookies zur Auswertung der Website-Nutzung. Werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / § 25 Abs. 1 TDDDG.

Einwilligung jederzeit über den Cookie-Einstellungen-Link im Footer verwaltbar oder widerrufbar. Eine vollständige Cookie-Liste finden Sie in der von Cookiebot generierten Cookie-Richtlinie.

6. Rechtsgrundlagen im Überblick

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (Analyse-Cookies)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vorvertragliche Maßnahmen / Vertragserfüllung (Kontaktformular, E-Mail-Anfragen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungspflichten, Einwilligungsdokumentation)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen (Hosting, Sicherheit, Geschäftskommunikation, Testanruf KI-Telefonassistent)
• § 25 Abs. 1 TDDDG – Einwilligung für Cookie-/Gerätezugriff (Deutschland)
• § 25 Abs. 2 TDDDG – Ausnahme für technisch notwendige Cookies (Deutschland)

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an folgende Auftragsverarbeiter, alle gebunden durch AVV gemäß Art. 28 DSGVO:

• Netlify, Inc. (USA) – Website-Hosting
• Google Ireland Limited / Google LLC (USA) – Google Workspace E-Mail, Google Analytics 4
• Usercentrics A/S / Cookiebot (Dänemark) – Cookie-Consent-Management
• GoDaddy Inc. (USA, DPF-zertifiziert) – Domain-Registrierung
• fonio GmbH (Österreich) – KI-Telefonassistent für Testanrufe, inkl. der in Abschnitt 4.7 genannten Unterauftragsverarbeiter
• Behörden und Gerichte – soweit gesetzlich verpflichtend

8. Drittlandübermittlungen

Einige Auftragsverarbeiter (insbesondere Netlify, Google, GoDaddy sowie die von fonio eingesetzten Unterauftragsverarbeiter gemäß Abschnitt 4.7) haben ihren Sitz in den USA. Wir stellen durch folgende Garantien ein angemessenes Schutzniveau sicher:

• EU-US-Datenschutzrahmenwerk (DPF) – soweit die jeweiligen Anbieter zertifiziert sind
• Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission – Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO

Eine Kopie der anwendbaren Garantien kann auf Anfrage angefordert werden.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte: info@nexvia-digital.de

Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Die Ausübung ist kostenlos.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Datenschutz ist uns ein echtes Anliegen – wir gehen stets sorgfältig und verantwortungsvoll mit Ihren personenbezogenen Daten um. Sollten Sie dennoch Fragen oder Bedenken hinsichtlich unserer Datenverarbeitung haben, empfehlen wir Ihnen, sich zunächst direkt an uns zu wenden: info@nexvia-digital.de. Wir bemühen uns, jedes Anliegen schnell und transparent zu klären. Sollten Sie der Ansicht sein, dass Ihr Anliegen nicht zufriedenstellend beantwortet wurde, steht Ihnen gemäß DSGVO das Recht zu, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden:

Kommissarin für den Schutz personenbezogener Daten (Zypern)
Website: www.dataprotection.gov.cy
E-Mail: commissioner@dataprotection.gov.cy

Wenn Sie in Deutschland ansässig sind, können Sie sich alternativ an die für Sie zuständige Landesdatenschutzbehörde wenden.

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich SSL/TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen. Eine vollständige Absicherung der Datenübertragung im Internet ist nicht möglich.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version wird auf dieser Seite mit dem gültigen Datum veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie in angemessener Weise informieren.